Gerenciamento de Portfólios Corporativos: A Perspectiva dos Usuários

postado em 23 de fev de 2017 04:44 por Antonio Plais
Originalmente postado por Marc Lankhorst & Sven van Dijk*, no blog da BiZZdesign - Tradução autorizada

O Gerenciamento de Portfólios Corporativos (EPM-Enterprise Portfolio Management) é a disciplina que suporta a alocação dos investimentos pelas várias categorias de ativos da organização, tais como capacidades, aplicativos, ou infraestrutura. O EPM ajuda a criar um conjunto saudável de programas e projetos que realizam os objetivos estratégicos.

A abordagem EPM da BiZZdesign endereça as perspectivas de três importantes grupos de usuários:
  • Alta direção: Em geral, a relação com o gerenciamento estratégico é fraca e pouco clara. Como consequência, a tomada de decisão sobre os investimentos é orientada por casos de negócio (business cases) qualitativos, ou por influência política e poder. A arquitetura corporativa e o gerenciamento de portfólios precisam estar alinhados para garantir uma tomada de decisões consistente e evitar iniciativas de mudança que são contra-produtivas.
  • Gerentes de TI e de portfólios de projetos: O impacto das decisões de investimentos em projetos e programas na organização precisam ser analisados tanto no nível estratégico como no nível de aplicativos e de infraestrutura. Percepções limitadas sobre a qualidade, custos, benefícios e riscos dos ativos e projetos geralmente prejudicam a tomada de decisões. O gerenciamento do portfólio de projetos ajuda a fornecer as percepções e a transparência necessárias.
  • Gerentes de projetos: As diversas iniciativas de mudança têm que trabalhar em conjunto para realizar os objetivos estratégicos. Mas, em geral, existem dependências ocultas entre os projetos ou aplicativos. Mais ainda, a contribuição dos projetos individuais para os objetivos totais não é sempre clara, tornando difícil priorizá-los e planejá-los, e avaliar seus resultados contra os seus objetivos.
O gráfico de bolhas visualiza os custos, benefícios e riscos dos projetos em um portfólio

Nossa abordagem de EPM ajuda a alta direção a responder perguntas como:
  • Como os investimentos contribuem para a estratégia da organização? Isto requer um linha de visão clara entre os objetivos, as capacidades necessárias para atingir estes objetivos, e os investimentos em ativos e iniciativas que criam, suportam ou melhoram as capacidades.
  • Como eu consigo ter uma visão geral integral dos investimentos propostos? Isto inclui painéis de controle de gerenciamento que forneçam percepções e suportem a tomada de decisões.
  • Como eu priorizo entre os investimentos?
Gerentes de portfólio recebem ajuda para responder às seguintes questões:
  • Qual é o escopo do meu portfólio? Por exemplo, em termos de projetos, aplicativos ou capacidades?
  • Como os elementos do meu portfólio estão relacionados? Com cada um, com os objetivos da organização, e com o resto da empresa?
  • Como avaliar estes elementos de acordo com critérios adequados? Isto inclui métricas como custo, tamanho, valor de negócio, risco, e conformidade.
O EPM auxilia os gerentes de programas nas seguintes questões:
  • Como os diferentes elementos do programa estão relacionados? Quais são as suas dependências? Isto inclui, por exemplo, o sequenciamento dos projetos e das dependências entre os aplicativos.
  • Como eu aloco os recursos escassos de uma maneira ótima?
  • Como eu mantenho o acompanhamento do valor de negócio realizado pelos projetos no meu programa?
Além destes três grupos, os arquitetos corporativos têm um importante papel para garantir a coerência necessária para um gerenciamento de portfólios ótimo. Na arquitetura corporativa, a informação necessária para o EPM é reunida de uma maneira integrada.

Diversas outras partes da organização são também envolvidas no gerenciamento de portfólios, por exemplo, porque elas fornecem as entradas necessárias nas quais as decisões são baseadas. Esta abordagem racional para a tomada de decisões não é isenta de armadilhas, no entanto, uma vez que nem todos na organização se beneficiam delas. Nós encontramos pelo menos três fontes de resistência a esta abordagem:
  • Conhecimento = Poder - O EPM requer a agregação de informações de diferentes fontes, que podem ter relutância em fornecer estas informações, uma vez que esta informação lhes dá influência ou poder dentro da organização.
  • Transparência = Ameaça - O EPM pode desnudar ineficiências, gastos excessivos, problemas de qualidade e outros, e as pessoas pode sentir medo de serem culpadas por isto.
  • Dinheiro = Poder - A alocação do orçamento é normalmente baseada na estrutura organizacional, e.g. unidades de negócio ou departamentos. Isto geralmente não é a maneira mais eficiente de distribuir os investimentos, mas mudar isto pode criar resistência entre as partes interessadas, porque eles perdem o controle sobre os seus 'próprios' orçamentos.
Lidar com estes tipos de resistência é uma preocupação comum para o gerenciamento de mudanças. Isto está fora do escopo da abordagem do gerenciamento de portfólios, mas você deve estas consciente dos potenciais problemas que isto pode causar.




* Mark Lankhorst é Gerente de Consultoria & Evangelista-Chefe de Tecnologia, e Sven van Dijk é consultor, da BiZZdesign, empresa líder em ferramentas para modelagem da arquitetura corporativa, representada no Brasil pela Centus Consultoria.



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